En tiempos de incertidumbre y de búsqueda de eficiencias, Microsoft Excel es una herramienta cada vez más valorada por las compañías. Si bien este software ha sido tradicionalmente conocido por su función principal de realización de cálculos, hoy su flexibilidad y utilidad ha permitido aprovecharlo y aplicarlo en procesos tan transversales como el manejo de la contabilidad de una empresa o de un negocio.
“Excel es un programa que puede adaptarse al área contable en un 100%, ya que sus funciones permiten el asiento y cálculo de todos los gastos e ingresos de una empresa, sin la necesidad de apelar a softwares externos”, señala Fátima Muñoz, Head of Sales de Ninja Excel Perú.
En una coyuntura marcada por la búsqueda de eficiencias y reducción de gastos, la herramienta de Microsoft permite, a través de sus diferentes formatos y funciones, la administración y gestión de los asientos contables; un factor vital para el éxito de un negocio. “Es por ello que, por ejemplo, si estás manejando el área contable de forma manual o usar un software que demanda un costo adicional, dar el paso a Excel permitirá optimizar este proceso en un 100%”, agrega Muñoz.
El programa de Microsoft tiene funciones que expanden las posibilidades de la contabilidad, asegurando no solo precisión, sino también recursos para potenciar el proceso. Y, para llevar la contabilidad de forma eficiente en esta plataforma, la especialista sugiere tomar en cuenta estos 5 principales factores:
1. Conocer las obligaciones fiscales
Las obligaciones fiscales representan todos los impuestos que debe pagar la empresa y que son definidos por la ley. El manejo de la contabilidad está estrechamente ligado a las normativas legales y por ello, es necesario conocer todo este ámbito a fin de evitar sanciones.
2. Crear base de datos de clientes y proveedores
Los negocios siempre funcionan en dos frentes principales, de cara al cliente y de cara a l os proveedores. Hacer un sistema de contabilidad en Excel implica agregar o crear una base de datos de ambos, que nos permita conocer de forma detallada todos los pagos realizados y las deudas pendientes. “Esto abre la posibilidad a consultas específicas por clientes y proveedores, en donde podemos ver todos los asientos contables relacionados”, advierte Muñoz.
3. Registrar los ingresos y egresos de la empresa
Este es el punto fundamental de llevar la contabilidad en Excel o en cualquier sistema. Registrar todos los ingresos y egresos de la empresa de manera correcta y sin omisiones es la clave para una contabilidad limpia. Excel, por su parte, facilita el ingreso de los datos, y la automatización de cálculos, haciendo que los montos resultantes sean precisos, según la experta.
4. Gestionar las facturas emitidas y recibidas
Las facturas son vitales para el proceso de manejar la contabilidad y hacerlo en Excel no escapa de ello. Estamos hablando de los soportes de cada ingreso y egreso de la empresa y por ende, es importante tener un área para el registro de las facturas que se emiten y reciben.
5. Actualizar el flujo de caja
Cuando hablamos de flujo de caja, nos referimos al indicador financiero que diferencia los ingresos de los egresos en un periodo de tiempo determinado. “Si este factor es positivo, quiere decir que la empresa ha obtenido más ingresos que gastos. En ese sentido, es necesario mantener este reporte actualizado a fin de conocer siempre el panorama financiero de la empresa”, concluye Muñoz de Ninja Excel.
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